Whistleblower-politik

Præambel og formålFormålet med denne politik er at skitsere og forklare funktionen af Relesys' whistleblower-ordning. Formålet med at gennemføre en whistleblower-ordning er at undgå modvilje mod indberetning og håndtering af alvorlige sager.

‍The purpose of this policy is to outline and explain the function of Relesys’ whistleblower scheme. The purpose of implementing a whistleblower scheme is to avoid reluctancy with reporting and addressing of serious matters.

Relesys' whistleblower-ordning skal blandt andet forbedre mulighederne for at håndtere ulovlige og/eller alvorlige forhold på en sikker og sikker måde, uden at den indberettende person (i det følgende benævnt „indberetteren“) behøver at frygte de negative konsekvenser af indberetningen.

Relesys opfordrer alle til at tage fat på problematiske forhold i en åben dialog med relevant personale, fx nærmeste leder eller hovedkontaktperson i organisationen. Men hvis en problematisk sag ikke er egnet til at behandle og drøfte åbent, kan en indberetning indgives på en fortrolig måde gennem Relesys' whistleblower-ordning.

Hvem er berettiget til at indberetteEn rapport kan laves af alle medarbejdere i Relesys koncernen samt andre personer med tilknytning til Relesys, f.eks. kunder, leverandører, rådgivere, bestyrelsesmedlemmer, interviewpersoner, tidligere medarbejdere mv.

A report can be made by all employees of the Relesys Group as well as other persons with connection to Relesys, e.g. clients, suppliers, advisors, board members, interviewees, former employees etc.

What is eligible to be reported

Reports can concern infringement of EU law, serious infringements of law and other serious matters. Reports can also concern suspicion of the above-mentioned matters.

Nogle eksempler på overtrædelser af EU-lovgivningen, der kan indberettes, er spørgsmål vedrørende finansiering af terrorisme, miljøbeskyttelse, folkesundhed, forbrugerbeskyttelse osv. Alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold kan være krænkelse af skattelovgivningen, bestikkelse, forfalskning, hacking, tyveri, korruption, tilsidesættelse af tavshedspligt, seksuel chikane og anden grov chikane, f.eks. på grund af race, køn, farve, sprog osv.

Der kan indberettes, når en medarbejder hos Relesys eller en person med nær tilknytning til Relesys har begået sådanne overtrædelser.

Whistleblower-ordningen bør ikke anvendes til at indberette mindre og ikke-alvorlige forhold. Nogle eksempler herpå omfatter lønspørgsmål, samarbejdsvanskeligheder og ubetydelige forhold. Sådanne forhold bør rapporteres i overensstemmelse med interne politikker og sædvanlige kommunikationskanaler.

I tvivlstilfælde opfordrer Relesys til, at der foretages indberetninger gennem whistleblower-ordningen i stedet for, at sagen ikke indberettes. Alle rapporter vil blive registreret, behandlet og taget alvorligt.

Sådan laver du en rapportEn rapport kan laves ved at sende en sikker e-mail til . Der udarbejdes en skriftlig rapport. Det er ikke muligt at foretage anonyme rapporter, men alle rapporter vil være underlagt streng fortrolighed og vil blive behandlet i overensstemmelse hermed.

A report can be made by sending a secure e-mail to whistleblower@relesys.net. A report shall be made in writing. It is not possible to conduct anonymous reports, however all reports will be subject to strict confidentiality and will be processed accordingly.

Whistleblower-enhedenAlle indberetninger vil blive behandlet af Sally Domino, Talentchef, som er blevet udnævnt til Relesys' Whistleblower-enhed. Whistleblower-enheden underretter ledelsen om indberetninger, medmindre rapporterne vedrører spørgsmål vedrørende den administrerende ledelse, i hvilket tilfælde bestyrelsesformanden modtager meddelelse om rapporten.

Any reports made will be processed by Sally Domino, Head of Talent, who has been appointed Relesys’ Whistleblower Unit. The Whistleblower Unit will notify the executive management on reports, unless the reports concern matters regarding the executive management, in which case the Chair of the Board of Director will receive notification of the report.

Behandling af en rapportEn rapport vil blive behandlet senest 7 dage efter, at rapporten er lavet. Når en rapport er modtaget, registreres den, og der foretages en indledende vurdering af sagen.

A report will be processed no later than 7 days after the report has been made. When a report is received, it will be registered, and an initial assessment of the matter will be conducted.

Hvis Whistleblower-enheden vurderer, at sagen er reguleret af whistleblower-ordningen, vil rapporten blive overdraget til eksterne rådgivere til videre behandling.

Hvis Whistleblower-enheden vurderer, at sagen er åbenlyst ubegrundet, eller at sagen ikke er omfattet af whistleblower-ordningen, afvises indberetningen og slettes. Reporteren vil, hvis det er muligt, blive gjort opmærksom herpå.

En sag slettes fra systemerne, når sagen er afsluttet, enten fordi sagen er løst, eller fordi indberetningen ikke kunne behandles. Oplysninger, der leveres sammen med rapporten, samt oplysninger indsamlet under behandlingen af sagen vil blive opbevaret, behandlet og slettet i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Hvis det skønnes nødvendigt for at undgå overtrædelser af love og andre alvorlige forhold, kan oplysninger deles med politiet eller andre offentlige myndigheder. Når det er muligt, og under behørig hensyntagen til behandlingen af sagen generelt, vil indberetteren blive informeret om sådan udveksling af oplysninger.

FortrolighedDet er ikke muligt at foretage en anonym indberetning. Alle indberetninger behandles dog med yderste fortrolighed, og anmelderen er beskyttet jf. lov om beskyttelse af whistleblowere () og andre gældende regler og forskrifter.

It is not possible to conduct an anonymous report. However, all reports are handled with utmost confidentiality and the Reporter is protected cf. Law on Protection of Whistleblowers (Whistleblowerloven) and other applicable rules and regulations.

Behandling af personoplysninger i henhold til denne whistleblower-ordning sker i overensstemmelse med lov om beskyttelse af whistleblowere (Whistleblowerloven) samt GDPR og andre gældende databeskyttelseslove.

SikkerhedI tilfælde af rimelige rapporter vil reporteren være beskyttet mod repressalier af enhver art. Rapporter lavet i ond tro kan dog udgøre negative konsekvenser for reporteren. Whistleblower-ordningen er intern. Kun whistleblower-enheden og det nødvendige it-personale har adgang til de indberetninger, der er foretaget.

In case of reasonable reports, the Reporter will be protected against reprisal of any kind. However, reports made in bad faith, may constitute negative consequences for the Reporter. The whistleblower scheme is internal. Only the Whistleblower Unit and necessary IT-personnel has access to the reports made.

Underretning til den indberettede part/de indberettede parterRelesys er forpligtet til at meddele den eller de indberettede parter, at der er afgivet en indberetning vedrørende dem. Forud for enhver anmeldelse foretages en individuel vurdering, der bestemmer, hvilke oplysninger der kan deles, og på hvilket tidspunkt. Dette sikrer, at underretning af indberettede parter ikke påvirker behandlingen af de indberettede forhold.

Relesys is obligated to notify the reported party/parties, that a report has been made concerning them. Prior to any notification, an individual assessment will be made, determining what information can be shared and at what time. This ensures that notification of reported parties will not affect the processing of the reported matters.

Den eller de rapporterede parter vil ikke blive underrettet om, hvem Reporteren er. Disse oplysninger er yderst fortrolige. Men hvis en rapport viser sig at være væsentlig, og der indledes en retssag, kan anmelderen indkaldes som vidne.

Eksterne whistleblower-ordninger

Relesys opfordrer alle medarbejdere til at benytte den interne whistleblower-ordning, for så vidt indberetningen kan håndteres effektivt. Men hvis reporteren finder det bedre at rapportere sager eksternt, er der flere muligheder for at gøre det. Se skema 1 umiddelbart efter denne whistleblower-ordning.

KontaktoplysningerSkulle der opstå spørgsmål vedrørende Relesys' whistleblower-ordning, herunder whistleblower generelt, er du velkommen til at kontakte Talentchef, Sally Domino på +45 27 72 42 67 eller . Forespørgsler behandles fortroligt.

Should any questions arise regarding Relesys’ whistleblower scheme, including whistleblowing in general, please feel free to reach out to Head of Talent, Sally Domino at + 45 27 72 42 67 or sado@relesys.net. Inquiries will be processed confidentially.

Skema 1 — Eksterne whistleblowerordninger

External whistleblower schemes in Denmark

‍