Intranet har gennemgået en dramatisk transformation siden starten i 90'erne og udviklet sig fra forenklede interne netværk til sofistikerede platforme, der er afgørende for moderne virksomheder.
Fortidens intranet blev ofte opfattet som besværlige og begrænsede. Udviklingen af tendenser på arbejdspladsen og teknologiske fremskridt har imidlertid ført til udviklingen af meget alsidige og funktionelle intranetsystemer. Dagens intranet, nogle gange omtalt som medarbejderintranet, er langt fra de forældede versioner af fortiden.
I stedet for at blive forældet er intranet kun vokset i betydning over tid og er blevet en integreret del af det moderne digitale arbejdsområde.
Afkodning af intranettet: Hvad betyder intranetsoftware virkelig?
Intranetsoftware kan opfattes forskelligt på tværs af forskellige organisationer. Det kan være et internt websted, et kommunikationscenter, et sæt samarbejdsværktøjer, en videndelingsplatform eller endda et socialt netværk. Der er ingen standardplan, deraf tvetydigheden omkring den præcise definition af et intranet.
Lad os forenkle det.
Et intranet er i sin grundlæggende form et privat internt netværk designet til at støtte en organisations medarbejdere. Det forbedrer kommunikation, samarbejde og informationsformidling inden for organisationen. Intranet er en del af det digitale arbejdspladsværktøjssæt, som også omfatter samarbejdsværktøjer som Slack og Teams, skybaserede produktivitetsløsninger og traditionelle virksomhedsapplikationer. Denne kombination af værktøjer kulminerer i Digital Employee Experience (DEX).
Typiske intranetløsninger giver en desktop-webbaseret grænseflade, der tilbyder funktioner som kalendere, projekttidslinjer, opgavelister, sikker fildeling og kommunikationsværktøjer. Nogle fremtrædende eksempler på nuværende intranettilbud inkluderer Microsoft SharePoint, Huddle, Igloo, Yoobic og Staffbase.
Forstå forskellen mellem intranet, internet og extranet
Intranet, internet og ekstranet fungerer som kritiske informationsveje i nutidens digitale tidsalder. Men deres unikke egenskaber ligger i deres tilgængelighedsniveauer.
Internettet, et globalt tilgængeligt offentligt netværk, står i kontrast til intranet, som er private netværk, der udelukkende er tilgængelige for en organisations medlemmer. Omvendt deler et ekstranet lighed med et intranet med hensyn til indhold, men udvider dets tilgængelighed til autoriserede eksterne parter såsom kunder, leverandører og partnere.
Intranets stigende betydning for nutidens virksomheder
Covid-19-pandemien revolutionerede vores arbejdsmetode og katalyserede digital transformation for fagfolk på tværs af forskellige brancher. Gartners forskning viser, at vi ved udgangen af 2023 kan forvente en stigning på 48% i permanente fuldtids fjernarbejdsordninger.
Skiftet til fjernarbejde har ændret kommunikationsdynamikken, hvor intranet og anden samarbejdssoftware bliver primære kommunikationsplatforme. Uden det passende værktøjssæt kan overgangen til fjernarbejde risikere medarbejderengagement, især da flere medarbejdere bevæger sig væk fra traditionelle arbejdspladser til roller, der ligner frontline- eller gig-arbejdere - en demografi, der historisk er kendt for sit lave engagement.
Desuden har dette engagementsunderskud betydelige finansielle konsekvenser.
Sådan udvikler moderne medarbejderengagementsplatforme sig
I modsætning til almindelig tro er intet intranet i sig selv „fremragende“ eller „ringere“. Det er strategien og konceptet bag intranet, der har udviklet sig over tid. For at værdsætte deres moderne form, lad os spore deres udvikling med de skiftende tendenser.
1990'erne
Den indledende fase
Intranet fik deres mainstream-debut i midten af 1990'erne som enkle interne websider, der leverede links og ressourcer med det formål at forbedre den interne koordinering.
1996
Revolutionerende intern kommunikation
1996 var vidne til en revolutionerende innovation fra Frontier Technologies, „Intranet Genie“. Dette var ikke kun en anden virksomheds hjemmeside, men var udstyret med funktioner til dokumentdeling, beskeder og mere, der fremmer medarbejdersamarbejde og kommunikation. Dette markerede begyndelsen på det uadskillelige bånd mellem intranet og intern kommunikation.
2000'erne
Fremkomst af medarbejderselvbetjeningsportaler
I begyndelsen af 2000'erne inkorporerede organisationer Employee Self Service (ESS) i deres intranet. Hensigten var at strømline HR-driften og spare tid ved at sætte medarbejderne i stand til at håndtere flere processer uafhængigt.
Integrering af portaler med eksisterende intranet til ESS-funktionalitet nødvendiggjorde imidlertid omfattende tilpasninger, hvilket gjorde tidligere indholdsstyringsmetoder dyre.
2010
Æra med sociale intranet
2010 markerede fremkomsten af sociale intranet eller interaktive intranet, designet til at stimulere teamwork og videnudveksling. De kom med sociale medier-lignende funktioner som kommentarer, likes, interaktioner, og teamrum. Samarbejdsfokuserede Enterprise Social Networks (ESN'er) som Jive, IBM Connections eller SharePoint var de primære softwaretilbud.
Sociale intranet havde imidlertid deres begrænsninger, for det meste manglede dokumenthåndteringssystemer eller værktøjer til udførelse af andre HR- og forretningsprocedurer.
2017
Microsoft 365-fremskridt
I 2017 foretog Microsoft betydelige forbedringer af Microsoft 365, en fremtrædende kontorsoftwarepakke, og tilføjede Teams, Communication Sites og Hub Sites. Målet var at kontrollere området Digital Employee Experience (DEX) ved at kombinere kommunikation (Teams, Yammer, Outlook) og produktivitetsværktøjer (SharePoint, Planner, BI Portal, OneDrive, Word/Excel/PPT).
Imidlertid endte denne overflod af værktøjer med at fortynde SharePoints værdi, hvilket førte til forvirring om, hvad der præcist udgør et intranet. For Microsoft 365 var intranet allestedsnærværende, men alligevel undvigende.
I dag
Fremkomsten af moderne intranet
Moderne intranet, ofte kaldet Employee Experience Platforms, skaber den perfekte balance mellem enkelhed og samarbejde og placerer sig mellem sociale intranet og Microsoft 365. De er meget personaliserede digitale hubs med mobilfokus, der erstatter øjeblikkeligt samarbejde på platforme som Slack eller Teams.
I det væsentlige betragter moderne intranet ikke længere samarbejde og teamwork som deres primære fokus og krav.
Udnyttelse af intranet til at styrke din interne kommunikation
På den moderne arbejdsplads er intranettet fremkommet som et vigtigt redskab til at lette medarbejderrejsen. Det fungerer som en personlig guide til dem, der vover sig ind i fremtidens digitale arbejdsområde. Ved at forbedre fire kritiske aspekter af medarbejderoplevelsen, nemlig bidrag, kommunikation, læring og empowerment, transformerer intranet arbejdspladser.
Bidrag: Udnyttelse af kraften i medarbejdergenereret indhold
I det hurtige forretningsmiljø er organisationer nødt til at udnytte potentialet i medarbejderfeedback for fortsat vækst og udvikling. Som fremhævet af Amy Jen Su, medejer af Paravis Partners, involverer en sund samtale både at tale og lytte. En moderne intranetplatform giver plads til tovejs dialog, der fanger både struktureret (undersøgelser, sociale vægge) og ustruktureret (kommentarer, likes) feedback. Dette forbedrer engagementet, fremmer netværk, og letter delte oplevelser.
Desuden afslører en Salesforce-rapport, at medarbejdere, hvis stemmer høres, er næsten fem gange mere tilbøjelige til at udføre deres bedste arbejde. En intranetplatform kan opfylde dette behov for åben kommunikation, hvilket fører til flere fordele såsom reduceret risiko gennem øget gennemsigtighed, omkostningsbesparelser fra handlingsbare medarbejderforslag og forbedret beslutningstagning på grund af let tilgængelig information.
Kommunikation: Livslinjen i et moderne intranet
Kommunikation har altid været kernen i intranetfunktionaliteten. Dagens intranet prioriterer kommunikation mere end nogensinde før og tilbyder funktioner som push-meddelelser, gruppespecifikke kanaler og skræddersyet kommunikation til specifikke tilfælde som onboarding. I et stadig mere spredt virksomhedslandskab bliver intern kommunikation endnu mere kritisk.
Et moderne intranet muliggør alarmer i realtid under kriser, forbedrer synligheden af compliance og sikkerhedspolitikker, reducerer behovet for trykte nyhedsbreve og fremskynder distributionen af transformative oplysninger. Det giver i sidste ende medarbejderne viden om, hvordan deres arbejde bidrager til virksomhedens mål, reducerer omsætningen og øger uafhængigheden.
Læring: Intranet som et lager for viden
Intranettet kan fungere som et centraliseret knudepunkt for værdifuld information, boligdata såsom nødprocedurer, ofte stillede spørgsmål, produktoplysninger og meget mere. For at være effektive skal disse oplysninger være velstrukturerede, lette at finde og blottet for unødvendige distraktioner.
Et sådant velorganiseret intranet reducerer risikoen ved at gøre vigtige processer let tilgængelige. Det sparer tid og ressourcer ved at minimere gentagne forespørgsler og tilbyder let tilgængelig information om produkter, kampagner og aktuelle ændringer.
Empowerment: Tilskyndelse til engagement gennem funktionalitet og relevans
Sondringen mellem læring og empowerment er subtil, men alligevel betydelig. Mens læring fokuserer på virksomhedscentrerede emner, er empowerment målrettet den enkeltes daglige arbejdsrutine. Jo mere relevante og tilgængelige oplysninger (personalekataloger, frokostmenuer, lønoplysninger, ferieanmodninger osv.), jo større er medarbejderens engagement i intranetplatformen.
Brugen af intranet kan øges yderligere ved at integrere selvbetjeningsværktøjer, der især appellerer til millennials og Gen Z-medarbejdere, der forventer digital bekvemmelighed på deres arbejdspladser. Denne empowerment fører til forbedret kommunikation, læring og samarbejde sammen med en reduktion i administrative opgaver relateret til medarbejdertjenester.
Afslutningsvis spiller intranet en integreret rolle i at styrke intern kommunikation og derved skabe forbedrede medarbejderoplevelser og forretningsresultater. Ved at udnytte potentialet i intranet kan organisationer fremme en mere samarbejdsvillig, engageret og bemyndiget arbejdsstyrke.
