Intern kommunikation er en væsentlig del af enhver virksomhed. Det giver medarbejderne mulighed for at dele information, stille spørgsmål og afklare detaljer om deres arbejde. Som følge heraf er intern kommunikation en nøglekomponent i din virksomheds succes, men det er også en, der let kan overses eller mishåndteres.
Mens WhatsApp gør det nemt at dele oplysninger hurtigt, kan dens mangel på sikkerhedsfunktioner sætte din virksomhed i fare. Det mangler også visse funktioner, som mange virksomheder har brug for for at køre effektivt, såsom rollebaseret adgangskontrol og evne til at integrere med andre apps.
I denne artikel undersøger vi vigtigheden af intern kommunikation i din organisation og forklarer, hvorfor WhatsApp ikke bør bruges til dette formål.
Brug af WhatsApp til intern kommunikation
WhatsApp er et populært valg til intern kommunikation, og på overfladen er det let at se hvorfor. Det er bredt vedtaget, det tilbyder sikker messaging og kryptering, og brugerne er bekendt med appen. Men selvom disse faktorer gør WhatsApp til en attraktiv mulighed for din virksomheds interne kommunikationsstrategi, introducerer de også nogle potentielle faldgruber, der kan påvirke din virksomhed, hvis du ikke er forsigtig.
Lad os se på nogle af risiciene ved at bruge WhatsApp til intern kommunikation.
Sikkerhedsproblemer
Der er en række sikkerhedsproblemer med at bruge WhatsApp til intern kommunikation. Den første er, at appen ikke understøtter ende-til-ende-kryptering under alle omstændigheder, hvilket betyder, at dine beskeder muligvis ikke er sikre mod nysgerrige øjne.
For eksempel, hvis du bruger appen på en iPhone eller iPad (i modsætning til en Android-enhed), gemmes dine sikkerhedskopieringsmeddelelser ukrypteret på iCloud og kan derfor tilgås af retshåndhævende myndigheder, hvis de får en garanti for dem. Det betyder, at selvom du har deaktiveret muligheden for at give alle, du kommunikerer med på WhatsApp, adgang til din kontaktliste eller placeringsdata, kan disse funktioner stadig være tilgængelige via dine sikkerhedskopier, hvis de blev sendt over iCloud i stedet for direkte mellem enheder via Wi-Fi eller mobilforbindelse (1).
Overholdelse og juridiske risici
Hvis din virksomhed er underlagt overholdelse og juridiske krav, kan brug af WhatsApp til intern kommunikation udgøre en risiko.
Hvis de ikke får virksomhedsgodkendte cloudværktøjer, kan frontlinjemedarbejdere risikere virksomheds- og datasikkerhed og overholdelse af lovgivningen for at bruge deres egne. 53 procent af frontlinjearbejderne bruger messaging-apps som WhatsApp og Facebook Messenger op til seks gange om dagen af arbejdsrelaterede årsager, men 68% af dem sagde, at de ville stoppe, hvis de fik godkendte interne kommunikationsværktøjer.
- Google Whitepaper: Styrk din frontlinjearbejdsstyrke med skyen (3)
- GDPR: Den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) kræver, at virksomheder beskytter personoplysninger om EU-borgere, som de interagerer med. Hvis du bruger WhatsApp til intern kommunikation og ikke har en tilstrækkelig databeskyttelsesplan på plads, kan du blive udsat for bøder på op til 20 millioner euro eller 4% af den globale årlige omsætning - alt efter hvad der er højere (2).
- HIPAA: Health Insurance Portability Accountability Act (HIPAA) kræver, at sundhedsudbydere og forsikringsselskaber i USA, der håndterer beskyttede sundhedsoplysninger (PHI) på vegne af deres patienter/klienter, implementerer rimelige sikkerhedsforanstaltninger, når de lagrer PHI.
Mangel på professionelle funktioner
Manglen på professionelle funktioner er en af de største grunde til, at WhatsApp ikke er en ideel mulighed for intern kommunikation. Hvis du bruger en dedikeret app, kan du tilføje opgaver og projekter, indstille forfaldsdatoer og påmindelser, oprette tjeklister og milepæle - og meget mere!
Dette gør det nemmere at styre dit arbejde effektivt, samtidig med at medarbejderne får synlighed i, hvad der foregår i virksomheden til enhver tid.
En anden stor fordel ved at bruge en dedikeret app er, at du kan tilpasse den, så den passer til din virksomheds behov. Du kan oprette forskellige grupper til forskellige afdelinger eller projekter, tilføje brugerdefinerede emojier og klistermærker, oprette sikkerhedsprotokoller - og mere! Det gør den interne kommunikation nemmere og mere effektiv end nogensinde før.
Sagen om dedikerede kommunikationsapps
Der er mange fordele ved at bruge dedikerede kommunikationsapps. For det første giver de dig mulighed for at holde al din interne kommunikation ét sted, hvilket er især nyttigt, hvis du har flere teams, der arbejder på forskellige projekter. For det andet giver de mulighed for let samarbejde mellem teammedlemmer og kan hjælpe med at holde alle på samme side, når det kommer tid til beslutninger eller handlingspunkter.
Endelig (og måske vigtigst af alt) er disse apps specielt designet med det formål at gøre intern kommunikation lettere - de er ikke kun genbrugt software til forbrugerkvalitet!
Overgang fra WhatsApp til en dedikeret app
Hvis du overvejer at skifte fra WhatsApp til en dedikeret app, her er nogle tip og bedste fremgangsmåder til at foretage skiftet.
- Få alle med om bord: Dette kan være en stor udfordring i nogle organisationer, men det er vigtigt at huske på, at mange medarbejdere vil finde det lettere at bruge en fuldt tilpasset medarbejderapp, end de ville gøre, hvis du bad dem om at downloade en anden meddelelsestjeneste som Slack eller Microsoft Teams.
- Vær tålmodig med dem, der har brug for tid: Hvis din organisation har brugt WhatsApp som sit primære interne kommunikationsværktøj, kan der være mennesker, der er vant til at interagere med kolleger via gruppechats eller direkte beskeder i stedet for at e-maile dem direkte (eller slet ikke interagere). At bede disse medarbejdere om at ændre deres adfærd kan forårsage frustration og vrede blandt kolleger, der føler, at de bliver bedt om for meget om en tilpasningsperiode efter mange års brug af et værktøj frem for et andet, når de kommunikerer internt på arbejdspladsen.
Vær klar over, hvordan du vil bruge den nye app: Hvis du skifter fra WhatsApp til et andet værktøj, skal du sørge for, at dine medarbejdere ved, hvorfor denne ændring sker, og hvad deres roller er for at gøre det vellykket. Jo mere gennemsigtig du er om årsagerne til denne beslutning, og hvordan den vil påvirke dem dagligt, jo lettere vil det være for dem at acceptere.
Konklusion
WhatsApp er et populært valg til intern kommunikation, men der er mange grunde til, at du bør overveje at skifte til en dedikeret app. Hovedproblemet med WhatsApp er, at det ikke giver de professionelle funktioner, der er nødvendige for forretningskommunikation. Dette kan føre til sikkerhedsproblemer og overholdelsesproblemer, hvis det ikke behandles korrekt.
Du har også brug for en app, der gør det nemt for medarbejderne at holde kontakten på tværs af forskellige kanaler - og det betyder at have et centralt sted, hvor alle ved, hvordan de når hinanden til enhver tid uden at have flere apps på deres telefoner.
Kilder
whatsapp.com: Om ende-til-ende-krypteret sikkerhedskopiering (1)
itgovernance.eu: GDPR-sanktioner (2)
Google: Styrk din frontlinjearbejdsstyrke med skyen (3)
Indeholder diskrete data og påstande hentet fra Relesys
